1-تعد وظيفة الشراء هي المسؤولة عن توفير احتياجات المنشأة من مستلزمات العمل في الوقت المحدد.
2-تشكل قيمة المشتريات في المنشآت عموما جزءا كبيرا من الكلفة،فإذا لم تشترى بسعر مناسب،فإن ذلك سيجعل التكلفة مرتفعة عموما ويؤثر في ربحيتها.
3-كبر حجم المنشآت وتضخم نشاطها وتوسعه أدى الى تزايد ما تحتاج اليه من المستلزمات كما ونوعا.
4-ندرة بعض المستلزمات وصعوبة توفرها في السوق.
أهــــــــداف الشـــــــراء:
1-ضمان إستمرارية العمل.
2-الشراء بكميات مناسبة.
3-تقوية المركز التنافسي للمنشأة في السوق.
4-اختيار مصدر الشراء المناسب.
5-إقامة علاقات حسنة مع الموردين.
6-التنسيق مع الإدارات الاخرى.
7-رفع كفاءة وظيفة الشراء.
مسؤوليات إدارة المشتريات:
1-وضع سياسات مناسبة للشراء،وتطويرها بحيث تتمكن المنشأة من خلالها توفير احتياجاتها من المستلزمات بأفضل الشروط.
2-مراجعة طلبات الشراء المقدمة من قبل إدارات المنشأة.
3-إدارة المشتريات هي المسؤولة في العادة عن جدولة المشتريات.
4-تعتبر ادارة المشتريات مسؤولة مع ادارة التخزين عن تحديد مستويات المخزون.
5-مراجعة عقود الشراء للتأكد من سلامتها القانونية،ثم توقيعها مع الموردين.
6-تنظيم سجلات لحفظ جميع المعلومات والبيانات المتعلقة بعمليات الشراء.
7-تصريف الاصناف المخزونة التي لم يعد لها حاجة،ومخلفات الانتاج وذلك بالشكل الذي تراه مناسبا وبما يحقق الفائدة للمنشأة.
المهمات المختلفة لإدارة المشتريات:
1-إدراك الحاجة والتحقق منها. 5-اصدار امر الشراء.
2-وصف الحاجة. 6-متابعة امر الشراء.
3-اختيار المورد. 7-الاستلام والفحص.
4-دراسة وتحديد السعر. 8-الاحتفاظ بالسجلات والملفات الضرورية.
أثر كفاءة الشراء في تحقيق الأرباح:
1-عدم تجميد اموال المخزون دون مسوغ.
2-تخيفض كلفة التخزين.
3-الشراء بأدنى الاسعار.
4-تنفيذ عمليات الشراء بأقل كلفة.
5-الحصول على خصومات الموردين.
6-تحقيق مركز تنافسي للمنشأة.
الشراء التجاري:وغرضه اعادة البيع،ويقوم به التجار الذين يشترون احتياجات المستهلك من السلع ويضيفون عليها نسبة معينة من الربح،ثم يقومون بإعادة بيعها للمستهلك.
الشراء الصناعي:وغرضه تحويل المشتريات من المواد والمستلزمات من حالتها هذه الى سلع اخرى تختلف صفاتها بعد اجراء العمليات الصناعية عليها عن صفاتها عند الشراء.
من مسؤوليات ادارة المشتريات مراجعة طلبات الشراء المقدمة من قبل ادارات المنشأة من اجل:
1-التأكد من مطابقة طلب الشراء للسياسة الشرائية المتبعة من قبل المنشاة.
2-الحد من مغالاة بعض الادارات في طلب المستلزمات.
3-الكشف عن اسراف في استهلاك بعض المواد.
أذكر العوامل التي تؤدي الى خلق الثقة لدى المردين بالمنشأة وإدارة المشتريات؟
1-عدم افشاء أية معلومات سرية تتعلق بالموردين كالأسعار والمواصفات الفنية التي يقدمونها للموردين المنافسين.
2-المحافظة على العينات المرسلة من الموردين لتجربتها واعلامهم بالنتائج.
3-تنبيه الموردين للاخطاء الحسابية في بيناتهم والتي تكون في غير مصلحتهم.
4-جعل اسباب رفض التعامل مع المورد مسوغة بشكل لبق.
5-عدم الكذب والصدق في التعامل واحترام الالتزامات تجاه الموردين.
أذكر الميزات والوفورات التي يحققها الاتجاه المركزي في الشراء؟
1-القضاء على الإزدواجية في جهود الشراء.
2-تخيفض كلفة الشراء.
3-تحقيق مركز تفاوضي قوي للمنشأة.
4-تسهيل الرقابة على اعمال الشراء.
5-تطوير عمليات البحث.
6-زيادة التخصص.
يمكن تخفيض كلفة الشراء عند اتباع الاتجاه المركزي في الشراء من خلال الامور التالية:
1-تقليل نفقات الاستلام والفحص.
2-تقليل نفقات الشحن والنقل.
3-المساعدة في توحيد وتنميط اجراءات الشراء،والنماذج والسجلات المستخدمة في هذا المجال.
4-تخفيض عدد سجلات الشراء المستخدمة،وعمليات متابعة طلبات الشراء والاعمال المكتبية.
الإعتراضات على مركزية الشراء:
1-انخفاض كفاءة عملية الشراء.
2-خطورة توقف العمل.
3-صعوبة التطبيق.
الفوائد والميزات التي تتحقق من وراء الاتجاه المركزي في الشراء:
1-السرعة.
2-الكفاءة.
3-تكافؤ السلطة مع المسؤولية.
ثلاثة عوامل رئيسية تؤدي دورا في زيادة درجة المركزية عن اللامركزية او العكس:
1- مدى تشابه المنتوجات في الوحدات والفروع الانتاجية،فالتماثل يزيد الميل الى المركزية والعكس صحيح.
2-التوزيع والتباعد الجغرافي للوحدات والفروع الانتاجية،اذ كلما كان التباعد كبيرا ادى ذلك الى اللامركزية والعكس صحيح.
3-الحجم الكلي للمنشأة وحجم مشترياتها،فكلما كانا كبيرين ظهر الميل الى اللامركزية والعكس صحيح.
أذكر خمسة امور تشير الى اسلوب الجمع بين المركزية واللامركزية في الشراء؟
1-السماح للفروع ان تشتري احتياجاتها من المستلزمات من السوق المحلية في حدود مبالغ مالية معينة.
2-مراقبة سجلات الشراء وعملياته التي تقوم بها الفروع من الناحية الادارية والمالية والاقتصادية.
3-قيام الادارة المركزية للشراء بتوجيه النصح والارشاد الفني للفروع عند قيامها بشراء وتوفير مستلزماتها من السوق المحلية.
4-قيام الفروع بشراء احتياجاتها من المستلزمات الطارئة اللازمة للانتاج.
5-اناطة سلطة ومسؤولية اختيار رجال الشراء وتأهيلهم وتطويرهم لادارة المشتريات المركزية.
عدد إجراءات الشراء؟
1-نشأة الحاجة وإدراكها.
2-وصف الحاجة ورفعها الى ادارة المشتريات.
3-اختيار مصدر الشراء او التوريد المناسب لدراسة عروض الموردين والتفاوض معهم.
4-اصدار امر التوريد للمورد الذي تم اختياره لتوريد الكمية المطلوبة.
5-تحديد كمية الحاجة.
6-متابعة امر التوريد حتى تصل طلبية الشراء الى المنظمة.
7-الاستلام والفحص لطلبية الشراء للتأكد من سلامتها ومطابقتها للمواصفات المتفق عليها.
8-مراجعة الفواتير.
الجهات التي تدرك الحاجة وتعلم بها ادارات المشتريات لتوفرها لها:
1-ادارة الانتاج من حيث الالات والمعدات،والموارد الاولية،ومستلزمات العمليات الصناعية كافة.
2-ادارات المنشأة واقسامها الاخرى من حيث باقي المستلزمات كأدوات الصيانة والمفروشات والقرطاسية.
3-ادارة التخزين التي تراقب ارصدة المستلزمات المخزنة لديها.
المعايير التي تستخدم في عملية المفاضلة بين الموردينلاختيار انسبهم:
1-يمكن الاعتماد عليه في تزويد المنشأة بكميات اكبر من الكميات التي تطلبها في حالة حصول زيادة في الطلب على الاصناف التي تشتريها منه.
2-يقدم افضل مستوى من الجودة.
3-يقدم افضل سعر.
4-يقدم اكبر نسبة خصم على الكمية.
5-يلتزم بمواعيد التسليم.
6-يقدم خدمات اكثر من حيث الصيانة والنقل.
7-يقدم معلومات عن الاسواق.
يتضمن أمر التوريد الامور التالية:
1-مواصفات الصنف.
2-شروط الشحن.
3-العلامة التجارية.
4-كيفية توريد الكمية على دفعة او دفعات.
5-مواعيد توريد الكمية.
6-مكان التسليم.
7-طريقة دفع القيمة.
تمر عملية الاستلام والفحص بمرحلتين هما:
1-مرحلة الاستلام المبدئي والفحص الظاهري:ويتم في هذه المرحلة فحص طلبية الشراء ظاهريا،وذلك للتاكد من العدد والوزن وعدم وجود أي تلف او كسر ظاهري.
2-مرحلة الفحص الدقيق:وهي الفحص الدقيق للطلبية وذلك للتاكد من جودتها ومطابقة مواصفات محتوياتها للمواصفات التي تم الاتفاق عليها حسب ما جاء في امر التوريد.
خصائص الإجراءات الفعالة:
1-ان يكون الاجراء واضحا ومفهوما من قبل من سيستخدمه ليبعد احتمالات الخطأ في التنفيذ.
2-ان يكون تنفيذ الاجراء سهلا وبعيدا عن التعقيد،بحيث يؤدي الى تحقيق الهدف بسرعة وفي اقصر وقت.
3-تحديد المسؤولية في كل خطوة من خطوات تنفيذ هذا الاجراء.
4-ان يكون الاجراء مرنا،أي يسمح بالخروج عنه في حدود معينه تخدم تحقيق الهدف ويسهل تنفيذه.
5-ان يراعي الاجراء الا تكون كلفة تنفيذه مرتفعة بل منخفضة تسهم في تخفيض كلفة الشراء.
6-ان يكون الاجراء منسجما ومتكاملا ومتناسقا مع الاجراءات الاخرى في سبيل تحقيق هدف الشراء المطلوب.
