إذا كنت تقضي الكثير من الوقت تعمل على برامج «وورد»، و«باور بوينت»، و«إكسيل»، فقد تكون أصبت بخيبة أمل في تحرير ملف عن طريق إرساله كملحق بالبريد الإلكتروني للمجموعة المشاركة في إعداده. وإذا قمت بحفظ ملفاتك في كومبيوتر واحد، فقد تجد نفسك بعيدا عنه في وقت ما وغير قادر على الحصول على وثيقة مهمة منه.
المشاركة على الإنترنت
* لكن من السهل أن تنشئ أسلوبا للحفظ والمشاركة على الشبكة. فإذا كنت تملك تطبيق «أوفيس 2010» على جهاز «بي سي»، أو «أوفيس 2011» بالنسبة إلى جهاز «ماك»، فكلاهما يملك خيارات مشيدة فيه لحفظ الملفات على خدمة «سكاي درايف» (Skydrive) من «مايكروسوفت»، ومشاركة الآخرين فيها على هذه الخدمة بالذات.
فإذا كنت تملك نسخة «بي سي» قديمة من «أوفيس»، فإن «غوغل» قد نشرت خدمة إمكانية تواصل مع «أوفيس 2003، و2007، و2010»، التي من شأنها إضافة شريط عدد للحفظ والمشاركة عبر «غوغل دوكيمنتس» كما يقول بول باوتين في «نيويورك تايمز». وبهذه الطريقة لا يتوجب على المشاركين أن يقلقوا من أنهم يعملون عن طريق نسخة قديمة من الملف جرى إخراجها من البريد الإلكتروني.
وفي «أوفيس 2010» قم باختيار «ملف».. «حفظ وإرسال».. «حفظ بالشبكة». وإذا كنت لا تملك حتى الآن حسابا مسجلا في «ويندوز ****» للقيام بخدمات «مايكروسوفت» على الشبكة، فعليك أن تنشئ مثل هذا الحساب. أما بالنسبة إلى «أوفيس» في «ماك 2010»، فقم باختيار «ملف».. «مشاركة».. «حفظ في سكاي درايف». ويمكنك تحديد الأشخاص في دفتر العناوين، أو عن طريق عناوين البريد الإلكتروني، المسموح لهم بالاطلاع على الملف. كما أن بالإمكان تحرير الملف على الشبكة عبر نافذة المتصفح باستخدام نسخة مجانية على الشبكة من «مايكروسوفت أوفيس».
أما «كلاود كونيكت» من «غوغل» المتصلة بـ«أوفيس»، فتضيف شريطا للعدد فوق نافذة التحرير التي تضم الأزرار الخاصة بالمزامنة والمشاركة. ولاستخدام ذلك، ستكون بحاجة إلى اشتراك أو حساب مجاني في «غوغل». ويمكن إعداد مهمة المزامنة لكي تحافظ أوتوماتيكيا على الوثيقة بحالة المزامنة في «غوغل دوكيمنتس»، وبالتالي يجري تحديث النسخة الموجودة على الشبكة أوتوماتيكيا كلما ضغطت على زر «حفظ». كذلك يمكن هنا اختيار الأشخاص الذين تود مشاركتهم في تحرير الوثيقة. ويمكن استخدام «غوغل دوكيمنتس» على المتصفح لتحرير الوثائق من أي مكان توجد فيه.
تنبيه واحد فقط وهو أن بعض مميزات «إكسيل» و«باور بوينت» لا يمكن دعمها بنظام «غوغل» للتعاون هذا على الشبكة. وثمة مميزات وفوائد أخرى لتخزين وحفظ وثائق «أوفيس» على الشبكة، وبذلك لا تحتاج إلى أي عمليات دعم. وبذلك أيضا لا تحتاج إلى اصطحاب جهاز الـ«لاب توب» في رحلاتك وأسفارك واجتماعاتك بغية الكشف على ملفاتك. وإذا ما تعطل جهاز الكومبيوتر، أو فقدته، فإن جميع أعمالك تظل موجودة سليمة على الشبكة. إن عمليات الحفظ والمشاركة على الشبكة ليست أمرا ملائما فحسب، بل إنها توفر راحة البال أيضا.