إنشاء وتفعيل موقع داخلي لمؤسسة

[أحمد فرحات]

أعرض في هذه المقالة تجربة شخصية لبناء وتفعيل موقع داخلي لمؤسسة عربية. وهذه المقالة هي إحدى مقالات “تطبيقات عربية في الإدارة”.
بدأ الموضوع بأن قام أحد الزملاء ببناء موقع داخلي وذلك باستخدام أحد برامج الـويكي Wiki وهو JSPWiki. موقع داخلي تعني أن العاملين بالمؤسسة فقط هم من يستطيعون الدخول عليه من أجهزة الكمبيوتر الموجودة في مقر العمل. وتم استخدام الصفحة الرئيسية لهذا الموقع كوسيلة للوصول إلى العديد من أنظمة المعلومات بمعنى أنه تم وضع رابط لكل نظام معلومات في هذه الصفحة. كما تعرف فإن الويكي تعني أنه بإمكان أي شخص أن يضيف أو يعدل في الموقع كما هو الحال في ويكيديا وويكيمابيا. وعلى الرغم من ذلك فإن مشاركة العاملين كانت شبه معدومة لمدة حوالي سنيتن فيما عدا بعض المحاولات التي يمكن وصفها بالفاشلة.
محاولات محدودة:
بعد إنشاء الموقع وجدتُ فيه مكانا مناسبا لوضع معلومات توضيحية لاستخدام نظام شراء إلكتروني جديد – حينئذ – وقمت بكتابة الكثير من الصفحات باللغة العربية لتكون واضحة لكل المستخدمين. ساعدني ذلك على فهم أساسيات استخدام هذا الموقع ولكن ربما لم يزُر هذه الصفحات الكثير من العاملين. ولكن هذا لم يكن مشكلة كبيرة فالصفحات كانت متاحة لمن يريد.
في مرحلة لاحقة حاولت استخدام الموقع لوضع خطة شهرية يتم توزيعها على الكثير من الأشخاص ويتكرر توزيعها كلما تم تعديلها. لم يكن الأمر مجهدا بل كان سهلا ولكنه لاقى اهتمام عدد محدود من العاملين الذين يستخدمون هذه الخطة كثيرا.
بعد ذلك حاولتُ استخدام الموقع لمتايعة بعض أعمال الصيانة فقمت بوضع صور يومية لتطور الأعمال وكذلك الجدول الزمني المعدل. ولكن هذه التجربة كانت مجهدة لأنني احتجت بذل مجهود للحصول على صور يومية وبعد ذلك نقل الصور إلى الموقع ونقل الجدول الزمني وهكذا. ولم تكن التجربة ناجحة فلم تكن هذه الصفحات مزارا للعاملين ولم يقم أحد تقريبا بمتابعة الموقع.

بعد ذلك قام زميل بتجربة مماثلة وقام بنشر العديد من الصور ليساعد العاملين على متايعة أعمال إصلاح كبيرة ولكن التجربة كانت مثل سابقتها. وهكذا كانت المحاولات محدودة ولم تلق الرواج المنتظر بالمرة. ولكنها أفادتنا في فهم الموقع وفهم أسباب الفشل.
هيا بنا
فكرت في يوم ما في وضع النماذج المتداولة في المؤسسة مثل النماذج التي تحتاجها عندما تطلب خدمة ما من إدارة أخرى أو قسم آخر مثل نموذج طلب أجازة ونموذج طلب القيام بعمل إصلاح للمعدات أو الحاسوب أو طلب تحويل للطبيب المعالج وما شابه ذلك. وقمت بمناقشة الأمر مع بعض الزملاء وفشلت في إقناعهم. بعد عدة سنوات قررت القيام بوضع هذه النماذج وبالتالي بدأت في اقتراح ذلك على الأقسام المختلفة. صادفني التوفيق في ذلك والحمد لله فبادر الكثيرين بتسليمي صورة من تلك النماذج لنشرها بالموقع. قمت بتحويل هذه النماذج إلى ملفات PDF لكي يسهل طباعتها بدون تعديل فيها. ومعظم هذه النماذج تم مسحها بالماسح الضوئي scanner.
فكرت حينئذ في وضع دليل التليفونات الداخلية ولكنني لم أجده مكتوبا ومجمعا لدى أي أحد. كادت الفكرة أن تفشل ولكنني قلت لعلي أقوم أنا بعمل ذلك الدليل. طلبت من زميلي بأنظمة المعلومات أن يصمم لي شاشة لإدخال وعرض التليفونات. تفرغت أسبوعين تقريبا لتجميع وإدخال أرقام التليفونات لآلاف العاملين. كان حجم العمل كبيرا ولكنني استطعت إنجازه بتوفيق الله. وفكرنا في إضافة صورة كل عامل مع إمكانية البحث باسم الموظف أو رقمه الوظيفي أو الإدارة التي يعمل بها. الغريب أن هذا الدليل لاقى ترحيبا شديدا وبدأ العاملون في استخدامه والحديث عنه مع زملائهم.
كان لدي فكرة منذ مدة طويلة في تجميع التقارير الفنية في هذا الموقع لتكون متاحة لجميع العاملين وليتم حفظها لسنوات عديدة بدلا من ضياعها. اقترحت الفكرة على زميل واحد فأبدى ترحيبه وبدأ في إمدادي ببعض تقاريره في صورة ملفات PDF وبدأت في وضعها. وبذلك بدأنا ما أسميناه حينئذ بوابة التقارير الفنية. وبدأتُ في إقناع الآخرين بالفكرة بعد أن أصبح لدينا نموذجا يحتذى. لاقيت مساعدة محدودة في هذا الشأن ولكنني كنت مصرا فظللت أتصل بالزملاء وأُلح عليهم حتى استطعت الحصول على تقارير من إدارات عدة. لم يكن هدفي تجميع كل شيء ولكن أن يكون لدينا تقارير عديدة تمثل إدارات مختلفة بحيث تكون نموذجا مصغرا لما نريد فعله ثم يتم استكمال المشوار بعد ذلك.

[أحمد فرحات]

الأفكار تتطور
بدأت في التفكير في أن يكون الموقع موقعا حقيقيا داخليا للمؤسسة. يا ترى ماذا نستطيع أن نضيف له؟ اقترح زميل أن يكون هناك شرح للاختصارات المستخدمة فقمت بكتابة قائمة ببعض الاختصارات ثم عرضتها على كثير من الزملاء للإضافة إليها بحيث تكون شاملة للتخصصات المختلفة. وتم وضع هذا المعجم الصغير للاختصارات بحيث يمكن لمتصفح الموقع البحث عن الاختصار الذي يبحث عنه.
ولم يكن التفكير في تطوير الموقع لينفصل عن البحث عن رأي العاملين ومقترحاتهم فكنت أتحدث معهم واناقشهم فيما أعجبهم وما لم يعجبهم وما يتمنوا لو كان متاحا. وفي نفس الوقت فهناك الكثير من الحرص على ألا يتم نشر بيانات فيها نوع من الخصوصية بالنسبة للأشخاص أو السرية بالنسبة للعمل أو حقوق الملكية الفكرية لجهات أخرى.
طالما هذا هو الموقع الداخلي فلماذا لا يحتوي على معلومات عامة يهتم بها العاملون؟ فبدأت في نشر الإعلانات أو القرارات التي يتم وضعها في لوحات الإعلانات مثل إعلانات الرحلات والأنشطة الاجتماعية والقرارت الإدارية الصادرة حديثا. فصارت الصفحة الأولى بمثابة لوحة إعلانات إلكترونية يستطيع من خلالها الموظف التعرف على الأحداث والقرارات الخاصة بالمؤسسة.
فكيف سيتطور الموقع؟ كما ذكرت فإن الموقع مبني على فكرة الويكي Wiki أي مشاركة المتصفحين للموقع وهو ما لم يحدث تقريبا خلال عامين من إنشاء الموقع. لذلك فكرنا في تشجيع المشاركة وتنظيمها. بدأنا في تخصيص صفحة فارغة لكل إدارة وبدأنا (أنا ومديري في العمل) في مخاطبة الإدارات لترشيح شخص يكون مسئولا عن إنشاء وتحديث صفحات الإدارة في الموقع. وتم إغلاق الموقع للتعديل سوى لهؤلاء الأشخاص المسئولين عن مواقع الإدارات.
التعريف بالموقع
صار لزاما أن يكون هناك تعريف بالموقع لقاعدة عريضة من العاملين. قمت بعقد مجموعة من الاجتماعات مع العاملين في ثلاثة أيام. وفي كل اجتماع كنت أقوم بعرض الموقع وإمكانياته وأشجع الحاضرين على المشاركة برأيهم والمساهمة في موقع إدارتهم. كانت مدة المحاضرة الواحدة هي ساعة واحدة فقط وتم إعادة المحاضرة ثمانية عشر مرة. بالطبع كان أمرا مجهدا ولكنه كان أمرا بالغ الأهمية فبدون تعريف بالموقع فإنه يبقى مهجورا.
استغللت فرصة التعريف بالموقع في تدوين اقتراحات الحاضرين وبدأت في تنفيذ بعضها في الأيام والأسابيع التالية مثل إضافة البريد الإلكتروني لدليل العاملين وتغيير بعض الألوان وإضافة بعض المعلومات للبوابة الفنية.
تتابع التطوير
تطورت فكرة بوابة التقارير الفنية إلى مكتبة إلكترونية تحتوي على تقارير ودراسات وأبحاث ومحاضرات قام بها العاملون بالمؤسسة. وتم إضافة تسجيلات فيديو عن المؤسسة وبعض الأعمال التقنية التي تمت في السابق. وبدأ العاملون في المشاركة ووواصلت تشجيعي لغير المشاركين على المشاركة ونشر تقاريرهم ومحاضراتهم على الموقع.
تم تخصيص صفحة لعرض أفكار العاملين التي ساهمت في تطوير العمل. ولكن هذه الصفحة لم تلق الاستجابة السريعة ليس بسبب عدم وجود أفكار وتطوير ولكن بسبب أن الأمر يتطلب كتابة مقالة عن كل فكرة. ولتشجيع الأمر تم وضع بعض المواضيع القديمة التي تم نشرها في مطبوعات المؤسسة منذ عدة سنوات.

[أحمد فرحات]

بدأ فريق العمل من الإدارات المختلفة يعمل. بعضهم كان مبادرا فأسرع بالمشاركة وبدأ في بناء صفحات عن إداراته بل إن بعضهم استخدم الموقع لمتابعة مشروع كبير يتم تنفيذه فأنشأ صفحة تحتوي على كل ما يخص المشروع من شرح للمشروع ولفريق العمل وعرض للجدول الزمني ومخطط المشروع وصور لموقع العمل في أيام مختلفة حتى وصل الأمر لعرض تسجيلات فيديو لموقع العمل. والبعض الآخر عمل ببطء واحتاج لكثير من التشجيع والتحفيز. وبدأ وضع بعض التقارير اليومية والشهرية على الموقع تمهيدا لعدم طباعتها وتوزيعها في المستقبل.
لم يكن التنسيق بين فريق العمل سهلا. فعلى الرغم من أهمية توحيد الشكل العام للصفحات فإنه لابد من ترك مساحة كبيرة من الحرية في تنسيق الصفحات لكي لا يشعر فريق العمل بأنه مجرد منفذ. وفي نفس الوقت فإن الأذواق تختلف وتجد أن هناك من يريد أن يخرج كثيرا عن الشكل العام المتفق عليه. فتكون الأمور فيها بعض الحرج إذ أنه لابد من التوحيد وفي نفس الوقت فلا نريد أن يصيب الإحباط هؤلاء المبدعين الذين سارعوا بتنمية موقعهم. وظهرت ظاهرة أخرى هي ظاهرة وضع ملفات pdf بدلا من الكتابة على صفحات الموقع فاستسهل فريق العمل هذا الأسلوب فقمت بتوضيح ضعف هذا الأسلوب لأنه يجعل الموقع مجرد مجموعة من الملفات لا موقعا به العديد من الصفحات.
وإن كان الموقع لم يلق مقاومة كبيرة لأن العاملين رأوا فائدته بشكل سريع ومباشر فإن هناك بعض المقاومة التي ظهرت من بعض الأفراد. وكانت هناك بعض التعليقات السلبية ولكنها بدأت تقل مع الوقت مع كثرة استخدام الموقع.
دروس مستفادة
من أكثر ما استفدته من هذا التطبيق هو أن الإصرار على التطوير هو أمر مهم. فلو أنك ستتوقف عند كل عقبة وعند كل مشكلة وعند كل استهزاء بما تفعل فلن تفعل شيئا. كان من الممكن أن أتوقف عند وضع النماذج وطالما دليل التليفونات غير متوفر فإنني أظل أتندر على الحال ولا أفعل شيئا فأنا مهندس ولن أقوم بجمع أرقام التليفونات. ولكن الإصرار على التطوير وتقبل القيام بأي عمل مهما بدا تافها في سبيل التطوير هو سر من أسرار النجاح. فقد كان هذا الدليل هو المفتاح لاهتمام العاملين بفكرة الموقع.
الأمر الثاني هو أن تسويق الموقع وارتباطه باحتياجات العاملين هو ركن أساسي من هذا العمل. فقد كنت أستحثهم على إبداء الرأي وآخذ رأيهم بمنتخى الجدية. وقد كان من نتيجة ذلك أن بعض العاملين طلب أن يُسمَح له باستخدام أجهزة الكمبيوتر في المؤسسة لكي يستطيع الدخول على هذا الموقع.
الأمر الثالث هو أن المحاولات الفاشلة لا ينبغي أن تمنعنا من الاستمرار طالما نحن على قناعة بقيمة العمل. فلو أنا توقفنا عند محاولاتنا التي لم يلق لها أحد بالا لما قام للموقع قائمة ولكننا تعلمنا بأن الأمر يحتاج لمجهود كبير لإقناع العاملين وحملهم على الدخول للموقع. ولذلك حاولنا إنشاء صفحات الإدارات في آن واحد وإضافة محتويات كثيرة تخدم قطاعا عريضا من العاملين بسرعة لكي يكون هناك أسباب كثيرة للدخول للموقع.
الأمر الرابع هو ان اختيار أشخاص متحمسين للفكرة هو أمر أساسي فقد بذلنا مجهودا في اختيار المسؤولين عن مواقع الإدارات من الأفراد المتميزين في استخدام الكمبيوتر والذين لديهم استعداد لمثل هذا العمل. وقد بدت فيمة ذلك في قيام هؤلاء بتطبيق أفكار رائعة أثرت الموقع وأظهرت له فوائد جديدة.
وتظل هناك تحديات مثل المحافظة على تحديث الموقع وجعل جميع العاملين يشاركون. وتظهر هناك بعض الصعوبة في تحديد ما ينبغي أن يكون في مواقع الإدارات وما ينبغي أن يكون مجمعا في صفحة واحدة لكل الإدارات